Uusi teknologia on mullistanut elämäntapamme ja työskentelytyylimme, ja tulevaisuuden työympäristöt suunnitellaan täysin eri tavalla kuin ennen. Pöydälle nousevat työn aika- ja paikkariippumattomuus, tekoälyt ja robotit, digitaaliset työkalut, älykkäät työtilat sekä globaalit verkostot. Vaikka kaikki meistä eivät saakaan Wall-e:n kaltaista sympaattista bottia työkaverikseen, ovat monet tulevaisuuden työn työkaluista ulottuvillamme.
Edessä olevat muutokset vaikuttavat työn suunnittelun ja toteutuksen lisäksi työtilojen sisältöön ja ulkonäköön. Toimistorakennukset eivät enää ole ainoastaan yhden yrityksen eksklusiivisessa käytössä ja omasta työpisteestä muovaantuu useita erilaisia työskentely-ympäristöjä.
Tulevaisuuden toimisto tukee virtuaalisia kohtaamisia ja edistää työntelijöidensä luovuutta muun muassa flipperillä, biljardipöydillä ja riippukeinuilla. Oman väen lisäksi samoissa tiloissa työskentelee riippumattomia osaamisryhmiä, kuten freelancereita ja itsenäisiä konsultteja.
Älykäs design vastaa yksilöiden tarpeita
”Teknituuri” on termi, jota käytetään kuvaamaan teknologian ja arkkitehtuurin yhdistämistä. Sillä viitataan myös työtiloihin, joissa ihmisen äly yhdistetään tekniseen laitteistoon. Automaatio, esineiden Internet, massadata ja keinoäly ovat yhä useammin erottamaton osa työprosesseja, ja vanhat, standardoidulla sähkö-, IT-, valaistus ja tuuletusratkaisuilla varustetut toimistot historiaa. Pilvipalvelut lisäävät turvallisuutta, säästävät tilaa ja mahdollistavat työn tekemisen toimiston varustelusta riippumatta.
Kun tulevaisuuden toimistoja rakennetaan, suunnittelun ammattilaiset keskittyvät tilan joustavuuteen ja viihtyvyyteen. Raskaista, vaikeasti liikuteltavista rakenteista luovutaan ja suuret avokonttorit pirstaloituvat pienempiin, persoonallisiin osakokonaisuuksiin.
Työyhteisöjen laajentumisen ja supistumisen tarve toteutetaan liikuteltavilla väliseinillä ja älykkäillä kalusteratkaisuilla, jotka tulevat huomattavasti remonttia edullisemmiksi ja tekevät muutoksista nopeita. Lattioiden tekniikkakaivot tarjoavat yhteyden sähkö- ja tietoliikenneverkkoihin ja tuovat luotettavan internetin sinne, missä sitä milloinkin tarvitaan.
Lisäksi työntekijöille annetaan valta valita heille parhaiten sopiva ympäristö ja vapaus vaihtaa työskentelytiloja vireystason tai muiden syiden perusteella. Perinteiset toimistot saavat seurakseen kotitoimistot, internet-kahvilat, pop-up-työpisteet, toimistohotellit ja coworking-tilat, jotka vastaavat työntekijöiden tarpeita ja päivittäisiä tehtäviä.
Monitilatoimistot kutsuvat työtekijöitä viihtymään
Miksi työntekijöiden tulisi tyytyä harmaisiin arkistokaappeihin vain siksi, että ollaan toimistolla? Käytäntö on monesti osoittanut, että kun töihin tullaan viihtymään, motivaatio ja tuottavuus kasvavat ja työntekijät pysyvät yhtiön palveluksessa pidempään.
Hyvä tulevaisuuden toimisto tukee työntekijöidensä henkistä ja fyysistä hyvinvointia, ja kalusteet kannustavat vaihtamaan sekä työasentoa että paikkaa. Ergonomia otetaan huomioon esimerkiksi korkeussäädettävillä työpöydillä ja FreeMotion-tuoleilla, ja vihreää vallankumousta tukeva viherseinä on kaunis katsella ja raikastaa ilmaa. Sohvat, säkkituolit ja jumppapallot rentouttavat ja tekniikkastressiä helpotetaan luomalla tekniikkavapaita alueita, joissa ei sallita puhelimia, tabletteja tai kannettavia tietokoneita.
Keittiöstä muodostuu toimiston sydän eikä tulevaisuuden työympäristö ole passiivinen tila, jossa työtekijät istuvat odottamassa käskyjä, vaan elävä, keskusteluun ja luovuuteen kannustava paikka. Rento tunnelma tekee työpaikasta miellyttävän osan arkea ja yhteisöllisyys motivoi.
Coworking-kulttuuri nostaa suosiotaan Suomessa
Yhdysvalloista lähtöisin oleva coworking-kulttuuri on rantautunut useisiin Euroopan maihin – myös Suomeen. Coworking-tilat tarjoavat erilaisten kiinteiden ja vaihtuvien työpöytien ja toimistojen lisäksi mahdollisuuden verkostoitumiseen ja innovointiin. Pöydän tai toimiston vuokrahintaan kuuluu usein kuntosali ja terassi, minkä lisäksi tiloissa on viihtyisä kanttiini ja hyvin varustellut kokoustilat.
Jokainen coworking hub on oma yhteisönsä, joka järjestää erilaisia tapahtumia ja edistää monialaista työkulttuuria. Ideoita voidaan pallotella kevyissä käytäväkeskusteluissa muiden yritysten henkilöstön kanssa ja vilpitön tuki auttaa sekä jaksamaan että nostaa rimaa. Coworking-kulttuuri sopii start-upeille, yksityisyrittäjille ja luovien alojen ammattilaisille, ja tarjoaa etätyössä vähemmälle jäävän tilaisuuden olla kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa.
Kehittyneimmissä coworking-yhteisöissä on vielä omat mentorinsa ja sijoittajansa. Kokeneet yrittäjät neuvovat uusia tulokkaita ja tarjoavat asiantuntija-avun lisäksi rahoitusta hyviksi katsomilleen hankkeille. Coworking-tiloissa työskentely toimii parhaimmillaan rikkaana kasvualustana ja ponnistuslautana suuremmille markkinoille. Tilat ja niiden tarjoama oheistoiminta tukevat jatkuvaa oppimista, monikulttuurista työympäristöä ja työntekijöiden moninaisuutta. Yhteistyö ja yhdessä luominen on helppoa ja joustavaa.
Etätyöt yleistyvät pandemian päättymisestä huolimatta
COVID-19:ta seuranneet karanteenit ja liikkumisrajoitukset ovat laittaneet monet yritykset ajattelemaan toimintastrategiaansa täysin uudelta kannalta. Usea kivijalkaliike on siirtynyt tarjoamaan digitaalisia palveluita ja paikkasidonnaisuus on vähentynyt monilla aloilla. Vaikka kotitoimistoon totuttelu on vienyt aikaa ja saattanut aiheuttaa laitehankinnoista aiheutuneita lisäkustannuksia, on moni työntekijä huomannut keskittymiskykynsä parantuneen. Ennen työmatkoihin kulunut luppoaika saatiin tehokkaampaan hyötykäyttöön joko työn tai oman hyvinvoinnin eteen.
Suuntaus kohti hajautetumpaa työskentelymallia on selvä, ja yhä useampi työntekijä on ottanut etätyöskentelyn osaksi arkeaan rajoitusten purkamisen jälkeenkin. Parhaimmillaan kotitoimistosta on mahdollista luoda viihtyisä ja persoonallinen työpiste, ja kaikki tarpeelliset työkalut ovat muutaman klikkauksen päässä. Etätapaamiset hoidetaan videon välityksellä ja projekteja hallitaan erilaisilla aikaa ja tuottavuutta mittaavilla ohjelmilla. Aikataulut ovat joustavat ja työntekijällä on parempi hallinnantunne tekemästään työstä.
Haasteitakin on. Koti tai muu ympäristö ei välttämättä anna tilaa keskittyä, välineistö ei ole riittävää, ohjelmistojen käyttö takkuaa ja kova keittiötuoli häviää 6–0 toimiston jousitetulle ja joka suuntaan säädettävälle istuimelle.
Muutoksiin ja muuttuneisiin odotuksiin kohdistuu myös pelkoja ja huolia, joihin työnantajan on hyvä pureutua ennaltaehkäisevästi. Siinä missä koppitoimintojen muuttaminen avokonttoreiksi vaikutti työrauhaan, monilla tulevaisuuden monitilatoimistoilla ei ole nimettyjä työpisteitä lainkaan. Uudet pelisäännöt vaativat muutosjohtamisen taitoa, jottei jokainen arkiaamu muutu työntekijöiden väliseksi kyynärpäitä säästelemättömäksi kilpajuoksuksi.
Kilpailu osaajista vaikuttavat tulevaisuuden toimistojen toimintaan
Nykyään osaaminen on rajatonta, ja etätyö mahdollistaa parhaiden osaajien rekrytoinnin vaikka toiselta puolelta maailmaa. Haasteena on löytää lahjakkuudet ja saada heidät jäämään. Tämän päivän osaajat arvostavat ammattitaidon tunnustamista, luottamusta, läpinäkyvyyttä, tasapuolista kohtelua ja erilaisia kehittymismahdollisuuksia. Kun ihmiset ovat tyytyväisiä, he antavat itsestään parasta ja kehittävät työyhteisönä toimintaa.
Sujuva työnteko vaatii vakaata ja vahvaa nettiyhteyttä, hyviä työehtoja, reilulta tuntuvaa palkkausta ja tiloja, joissa tekijä viihtyy. Edustavat toimitilat – joko omat tai vuokratut – toimivat yrityksen käyntikorttina ja luovat positiivisen ensivaikutelman sekä asiakkaille, yhteistyökumppaneille että tuleville työtekijöille. Tulevaisuuden toimistot asettavat työn ja yksityiselämän tasapainon huippusuoritusten edelle, ja panostavat reippaaseen, rajoja rikkovaan yhdessä tekemiseen.